政策法规

安徽大学采购管理内部控制规程（试行）

发布时间：2017-12-18 点击次数：2824 发布人：王礼贵

（校政〔2017〕41号，2017年12月13日印发）                      
第一章 总则 
第一条 为了进一步提高学校采购管理水平，加强学校采购管理内部控制，根据《中华人民共和国政府采购法》《行政事业单位内部控制规范（试行）》《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》《安徽省高校内部控制制度操作规程》等国家、安徽省和学校相关规定，结合学校实际，制定本规程。 
第二条 本规程适用于纳入学校财务统一管理的校内各单位采购活动的内部控制。 
第三条 学校采购管理内部控制的目标为：保证学校采购活动依法依规、采购工作专业高效、资金利用充分合理，有效防范舞弊和预防腐败，提高学校采购管理水平。 
第四条 学校实施采购管理内部控制遵循下列原则： 
（一）全面性原则。采购管理内部控制贯穿学校采购活动的决策、执行和监督等全过程。 
（二）重要性原则。采购管理内部控制重点关注采购活动的关键环节、岗位和重大风险事项。 
（三）制衡性原则。采购管理内部控制通过在学校内部的部门管理、职责分工、业务流程等方面形成相互制约和相互监督。 
（四）适应性原则。采购管理内部控制将根据国家及安徽省有关规定和学校的实际情况，并随着采购活动管理要求的提高，适时修订和完善。 
  
第二章 学校采购工作组织架构 
第五条 学校采购工作实行“统一领导、归口管理、分工负责、管采分离”的管理体制。 
第六条 学校采购工作领导小组统一领导、协调学校各类采购工作，领导小组组长由分管采购工作校领导担任，成员由采购管理中心、国有资产与实验室管理处、财务处、审计处、纪检监察室等部门主要负责人组成。领导小组议事和决策主要形式为领导小组会议。 
采购工作领导小组主要负责监督采购内控制度的有效实施；指导和监督各职能部门和相关单位履行工作职责，规范采购行为；研究学校采购工作规章制度及相关政策；审议或决定采购工作中的重要事项等。 
第七条 采购管理中心负责学校各类采购的归口管理，包括采购制度建设、采购执行管理、采购合同管理、采购评审专家管理和采购档案管理等。 
第八条 财务处负责采购预算资金管理及预算执行监督。具体负责组织学校年度采购预算编制、申报学校年度政府采购预算、核付采购资金和督促采购预算执行等。 
第九条 国有资产与实验室管理处负责对采购形成的各类资产进行登记和归口管理。 
第十条 纪检监察室负责监督检查采购活动中的法律法规和相关规定的执行情况，受理采购活动中的投诉检举和供应商提出的回避申请等工作。 
第十一条 审计处负责检查采购内部控制制度和机制建立与执行情况，以及采购内部控制关键岗位及人员的设置情况等，及时发现采购内部控制设计与运行中存在的缺陷，提出改进意见和建议，适时对采购内部控制设计与运行的有效性进行全面评价。 
第十二条 采购业务主管部门负责主管项目的采购预算审核、采购立项、合同履行及验收管理。 
第十三条 项目建设单位负责调研采购需求、申报采购预算（计划）、管理采购形成的资产，并对本单位自行采购工作进行监管。 
第三章 采购预算管理 
第十四条 采购项目实行预算管理制，按照“先预算、后计划、再采购”的流程，落实采购资金，编报采购预算。 
第十五条 学校各单位根据学校年度预算时间要求与相关规定，提出本单位年度集中采购预算申请。相关经费管理部门对主管的项目进行经费审核，相关采购业务主管部门对主管的项目进行采购需求审核，组织必要性可行性论证。 
第十六条 财务处、采购管理中心、国有资产与实验室管理处、采购业务主管部门、项目经费管理部门对采购预算进行会审，编制年度采购预算。其中政府采购预算须经学校相关决策会议审核批准后上报省教育厅、省财政厅，学校按照省财政厅批复的政府采购预算执行采购。 
第十七条 因工作需要变更采购预算的，必须履行相关审批程序。临时急需增加的采购项目，须履行立项审批程序并落实经费。政府集中采购项目变更预算的还须报经省财政部门同意。 
第十八条 财务处负责检查监督学校政府采购预算的执行进度，联合采购管理中心、采购业务主管部门和项目建设单位定期协调会商，按上级部门有关规定上报执行进度。 
第四章 采购计划管理 
第十九条 采购计划由项目建设单位根据采购预算提出。采购计划包含采购需求、项目经费来源、相关审批记录等。 
采购需求应符合采购法律法规和相关规章制度。采购需求包括项目名称、项目概况、经费预算、采购标的、供应商资格要求、供货和服务期限（工期）、免费质保期、付款方式等，适用于综合评分的项目还需要提供评分办法。 
第二十条 采购计划审批按采购管理有关规定进行。 
科研、教研、人才、学科等各类项目经费采购计划须经项目负责人、项目依托单位负责人、采购管理中心负责人依序审批。其他经费采购计划须经项目建设单位负责人、采购业务主管部门负责人、采购管理中心负责人依序审批。 
其中10万元（含）以上的采购计划还需经分管（联系）校领导审批；申购大型仪器设备或进口设备的还需经国有资产与实验室管理处负责人审批。 
第二十一条 采购业务主管部门须按省财政厅有关规定组织专业人员对政府采购需求进行论证。 
第二十二条 国有资产与实验室管理处负责组织进口设备采购论证、大型精密仪器设备采购必要性可行性论证。 
第二十三条 采购管理中心根据需要对相关项目组织采购需求和评分办法的复审论证。 
第二十四条 申请单一来源采购的项目，应按有关规定组织论证，预算金额达到规定数额的，还须提交采购工作领导小组会议审议。其中政府采购项目，还须按政府采购相关规定进行报批。 
第二十五条 达到公开招标数额标准需变更采购方式的采购项目，纳入政府采购的须按安徽省省级预算单位变更政府采购方式审批管理有关规定进行报批；纳入学校集中采购的，须按《安徽大学采购管理暂行办法》及其实施细则有关规定进行审批。 
  
第五章 采购执行管理 
第二十六条 采购管理中心应细化业务运行流程，采用分段管理方式把采购计划审批、采购执行、评审专家管理等不相容岗位进行严格的分离。 
第二十七条 采购管理中心应建立重要事项集体决策机制。对校内采购政策的制订、特殊项目的采购方式确定、招标代理机构派单、违约供应商的处罚等事宜，应由采购管理中心负责人和相关科室负责人集体研究。 
第二十八条 预算20万元（含）以上项目采购方式的确定实行会商或会签机制，由采购业务主管部门提出采购方式初步意见，经采购管理中心内部决策后确定；预算20万元以下项目的采购方式由采购管理中心依据相关采购规章制度内部决策后确定；其中预算10万元（含）以上的申请单一来源采购的项目，须在专家论证的基础上，提请采购工作领导小组审议确定采购方式。 
第二十九条 校内集中采购项目的采购文件由采购管理中心负责编制，项目建设单位复核确认。委托政府集中采购机构或第三方招标代理机构采购的项目，采购文件由政府集中采购机构或第三方招标代理机构编制，项目建设单位复核，采购管理中心终审确认。 
第三十条 采购评审专家抽取工作由采购管理中心负责人根据项目性质确定专家品目，负责专家管理的工作人员通过计算机系统在相应的专家品目中随机抽取。学校专家库不能满足的采购项目，由采购业务主管部门推荐评审专家，并报纪检监察室备案。 
采购项目评审中的采购人代表由项目建设单位推荐，并报纪检监察室备案。 
第三十一条 供应商对采购活动事项有疑问并提出书面质疑的，由采购管理管理中心会同项目建设单位及时予以书面答复，答复内容不得涉及商业秘密。供应商对答复有异议投诉至上级有关部门的，采购管理中心和项目建设单位应当积极配合上级部门调查，如实提供相关材料。 
第三十二条 学校采购工作实行回避制度，凡参与采购活动的人员，与投标供应商有利害关系的均应回避。供应商提出相关人员回避申请时，采购管理中心配合纪检监察室核实处理，并将处理结果告知供应商。 
第三十三条 学校加强采购评审场所标准化建设，评标室内应安装网络高清监控、拾音设备和硬盘录像设备，纪检监察室应拥有实时查看或浏览回放权限。 
第三十四条 学校各类采购信息应在相关网站发布，发布的内容包括采购公告、变更（答疑）公告、单一来源采购公示和中标（成交）结果公告。学校采购信息发布平台的链接应在学校门户网站醒目位置，采购信息发布平台应提供全文搜索功能。 
  
第六章 采购合同管理 
第三十五条 项目建设单位按照采购文件、中标人（或成交人，以下均简称中标人）的投标文件确定的事项与中标人商定采购合同。采购管理中心根据学校合同管理有关规定，审核并签订采购合同。合同文本由采购管理中心、项目建设单位、财务处分别存档。 
第三十六条 对合同标的金额50万元以上的采购合同，实行财务处、审计处、采购管理中心、项目建设单位和法律顾问参与的会签制度（政府采购类格式化合同和校内相关部门联合审查论证的校内格式化合同除外）。合同会签后报分管校领导审批。 
第三十七条 学校各类采购合同应使用学校合同专用章。 
第三十八条 项目建设单位负责采购合同的履约管理。采购管理中心、采购业务主管部门负责协调解决项目履约过程中的存在的问题。 
第三十九条 学校集中采购项目合同履行中，需追加与合同标的相同的采购项目，在落实经费、且不改变合同其他条款的前提下，可以与中标人协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。服务类项目在采购文件中对续签合同有约定的，执行采购文件规定。政府采购项目追加采购按安徽省相关规定执行。 
  
第七章 项目验收管理 
第四十条 政府采购和学校集中采购项目采购合同执行完毕后，由采购业务主管部门组建验收工作组，按照采购合同约定及时组织验收。对学校规定额度以内或范围以外的项目,可由项目建设单位按相关规定组织验收。 
第四十一条 验收工作组一般由相关专业人员组成的专家组，以及采购业务主管部门、采购管理中心和项目建设单位相关人员组成。直接参与采购活动的人员，包括采购项目负责人和项目组成员、采购项目执行人、评标专家不得作为验收专家组成员。 
工程类及特种专业项目验收工作组组成及验收工作按照国家相关规定执行。相关大型或者复杂项目须邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。 
第四十二条 验收结束，验收专家组成员应签署书面验收报告。验收未通过的，要求中标人必须在规定期限内进行整改，整改完成后由原验收专家组复验。 
第四十三条 采购项目招投标文件或采购合同中对验收方式有特殊约定的，按相关约定进行验收。 
  
第八章 资产入账与采购资金支付 
第四十四条 国有资产与实验室管理处、图书馆、档案馆等部门分别对职能管理范围内采购形成的资产进行及时登记入账；财务处同时在财务会计核算中登记入账。 
第四十五条 项目建设单位按学校财务管理有关规定办理采购资金支付手续，财务处审核后按规定支付。其中批量集中采购、不同项目建设单位合包采购，以及项目建设单位与采购项目支出经费管理部门不是同一单位的采购项目，可由采购管理中心依据采购计划经费审批意见办理支付手续。 
第四十六条 学校集中采购过程中投标人交纳的投标保证金、标书费，以及中标人交纳的中标服务费、履约保证金，以及政府集中采购、委托代理采购过程中中标人交纳的履约保证金等，须通过对公转账或现金缴纳的方式转入学校财务账户。采购项目中标公示结束后，经采购管理中心审批，由财务处核退投标保证金；中标人履约完成后，经项目建设单位和采购管理中心审批，由财务处核退履约保证金；工程类项目质保到期后，经基建处审批，由财务处向中标人核退质量保证金。 
  
第九章 采购档案管理 
第四十七条 采购管理中心应加强对政府采购和学校集中采购相关资料的存档管理，明确保存媒介、归档责任人、保存地点和保存期限。 
第四十八条 政府采购和学校集中采购档案应按学校档案管理有关规定分年度移交学校档案馆存档。 
第四十九条 采购档案保管期限从采购结束之日起至少保存十五年。采购档案资料包括：采购计划及审批材料；采购公告、采购文件和中标人的响应文件；评审报告、中标（成交）公告或中标（成交）通知书；质疑答复文件；投诉处理决定；采购合同；项目验收报告和采购过程中的其他相关资料。其中委托政府集中采购机构和代理机构采购的项目，采购实施过程资料可不在学校归档之列。网上竞价等网络采购项目一般以系统内电子材料归档为主，涉及签订合同和验收的，须将相关合同、验收材料归档。学校组织的采购项目评审过程视频录像应进行电子存档。 
  
第十章  采购工作纪律与监督问责 
第五十条 参与学校采购活动的各单位和工作人员应严格遵守采购工作法律法规和相关政策，规范采购行为，严肃采购工作纪律。 
第五十一条 参与采购活动的学校各职能部门应当按照职责分工，加强对业务范围内采购活动的监督。 
第五十二条 参与采购工作的各单位应当自觉接受审计监督。 
第五十三条 学校采购工作接受上级部门以及社会的监督。任何单位和个人对学校采购活动中的违规违法行为有权控告和检举。 
第五十四条 学校采购工作实行追责制度。对参与学校采购活动的各单位和工作人员不履行或不正确履行职责，造成重大失误，使学校利益受到损失的或不按规定擅自进行采购的，应当追究其相应责任；对滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊、贪污受贿等违纪违法行为，将依纪依法追究责任。 
第五十五条 纪检监察室负责对学校采购活动及其工作人员实施监察，牵头组织有关部门对采购活动问责调查结果进行审理，参与调查人员和应当回避人员不参加审理工作。根据调查和审理情况，学校按有关规定进行问责。 
第五十六条 学校采购管理部门负责人和采购执行关键岗位人员应定期交流轮岗，具体按照学校干部管理有关规定执行。 
  
第十一章 附则 
第五十七条 学校各单位自行采购活动内部控制管理执行学校关于自行采购的相关规定。 
第五十八条 本规程由采购管理中心负责解释。 
第五十九条 本规程自发布之日起施行。学校此前有关规定与本规程不一致的，以本规程为准。